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大型節慶活動策劃與管理

 現在大型活動的組織與管理中的典型問題
  1、勞動強度大:由于沒有一個合理而科學的管理和執行規劃,往往是事到臨頭才找人去做,所以在活動期間內人員的體力和腦力嚴重超支,往往每天只能睡幾個小時或者根本就沒有睡眠時間。
  2、財務預算超支:由于沒有對活動過程中的各種支出做出一個比較詳細而嚴密的預算,所以在活動的執行期間往往會冒出很多預算之外的支出,使活動結果的結算時嚴重超支。
  3、活動過程混亂:由于在活動執行前期的分工混亂,缺乏規范的管理,直接造成活動執行過程中的人員調配、流程執行等環節的混亂,嚴重影響了活動質量。
  4、管理觀念落后:現在很多活動的組織、承辦方的負責人有很多都認為,做活動本來就是一個繁雜的事情,活動過程就應該亂、就應該忙、就應該累,他們把活動執行過程中容易出現突發事件、事務繁多、時間集中的特點當作一種忙、亂、累場面的必然理由。殊不知,科學管理的實施初衷和基本作用就是為了防止和應付計劃執行過程中的突發事件,盡量減少突發事件對計劃執行的影響。我們今天提出提高活動管理效率的目的,也正是科學地研究活動執行過程中的方方面面,以求提前規劃,科學執行,盡量減少我們現在所出現的不必要的人力、物力和財力的浪費,從而也終提高活動的質量。
  活動的籌備計劃可分為概念性計劃和詳細性計劃二種形式:
  1、概念性計劃,是確定初步的工作分解結構計劃,規定了活動的主要計劃因素界限和重點。也叫自上而下的計劃。
  2、詳細性計劃,通常叫由下而上的計劃,是制定詳細的工作分解結構計劃,詳細到每一項具體任務。詳細計劃制定了活動的詳細范圍。
  在制定活動籌備計劃的時候,一般情況下由項目負責人制定整體工作方案,即概念性計劃;然后由各項工作的具體負責人再去制定針對自身工作的詳細計劃,再交于項目負責人進行計劃匯總,以此控制整個活動進程。
  因為一次活動的組織,特別是大型活動的組織,需要我們準備的事情的確很多、很亂,有時候即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全,但是如果不事前把該做的事情都準備好,那么到了活動開始的現場就一定會方寸大亂。所以,怎樣把活動現場需要考慮到的事情都考慮到,并在活動開始前都準備妥當就成了活動能否順利進行的關鍵。我覺得應該從以下幾個方面著手:
  1、“好記性不如一個爛筆頭”。
  把應該做的工作都記在紙上,白紙黑字清清楚楚?;顒忧捌谝曰顒觾热轂楹诵?,按照嚴格的邏輯順序和合理的項目分類把圍繞活動內容而需要開展和準備的活動一一羅列,然后再從每個活動入手,把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開,根據活動的具體性質制作一個“活動現場事物預置表”(表樣如附件1)。然后按照這張表上的內容對會前工作嚴格實施。
  2、頭腦風暴法
  “頭腦風暴法”是廣告創意中比較常用的思維方法,由于對于活動現場的各種事物和突發事件的準備和預防是一件很繁雜的事,每個人并不能保證把所有的東西都考慮進去,所以在這個時候運用“頭腦風暴法”發動所有人的智慧就有可能讓前期準備趨于完善。
  3、及時吸取教訓,善于總結經驗
  由于各種大型活動的復雜性,保證每次活動都開展的順順利利、一點都不失誤幾乎是一件不可能的事情,每次總會出現未曾預料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動過后及時地整理在活動過程中出現的失誤、總結活動中創造的先進經驗就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”,這次的失誤下次堅決不能再出現,這次的經驗下次一定更好的運用。這就為我們以后的活動管理積累了良好的基礎。
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